Клиент входит в группу компаний BIG4

WEB DEVELOPMENT

Целью разработки было создать уникальную платформу, на которой специалисты «Большой четверки» смогут привлекать на проекты независимых внешних экспертов.

 

Проще говоря — использовать ресурсы фрилансеров под отдельные проекты, не наращивая внутренний штат, а также оптимизировать сопутствующий документооборот и отслеживать выплаты по контрактам.

Готовая система должна обеспечивать легкий доступ для управления заказами на консалтинг с использованием ролевой модели:

  • Менеджер создает проект, подбирает эксперта, следит за прогрессом и проверяет сданные проекты
  • HR-менеджер оформляет документы и вносит информацию по срокам, условиям компенсаций и формату работы на проекте. По итогу заключается контракт с фрилансером, а после окончания проекта — платежные документы и статистика по всем закрытым проектам
  • Эксперт имеет доступ к своим проектам, предоставляет данные по занятости, а также получает подтверждение о выполненных задачах

Решение

Команда Distillery провела исследование текущего рабочего процесса, где использовались неавтоматизированные инструменты таблиц и нескольких баз данных. На основе пользовательских интервью и по итогам обсуждений проблемных зон с командами HR и PM были составлены новые прототипы, которые легли в основу обновленной бизнес-логики. По итогам работы с пользователями системы и продуктоунером заказчика был подготовлен практичный UX дизайн и продумана система разграничения прав доступа.

Процесс

Например, в итоговой версии, страница «Создание проекта» была разделена на этапы, чтобы каждый пользователь мог взаимодействовать только со своей зоной ответственности:

  • Менеджер создает черновик проекта и приглашает эксперта;
  • Проект переходит в отдел кадров, где назначенный HR специалист дополняет проект информацией по срокам и условиям, формирует список документов для оформления, а также утверждает временного сотрудника с другими отделами.

Мы добавили отдельную страницу мониторинга процесса оформления для отслеживания задержек. Сотрудники могут увидеть какие есть системные проблемы и на основе фактических данных могли улучшать свои внутренние процессы и коммуникацию.

Из-за высокой нагрузки менеджеров проектов, которым было неудобно отслеживать процесс оформления контракта и активность самих экспертов, мы также добавили Email оповещения, чтобы не задерживать отдел кадров и вовремя утверждать таймшиты без ежедневного логина в систему для отслеживания статусов по проектам.

Результат

Команда Distillery создала единое рабочее пространство для сотрудников BIG4 и внешних экспертов. Функционал охватывает координацию проектов, привлечение специалистов на проекты, учет времени и документооборот. Все эти функции нацелены на оптимизацию процессов: высвобождение рабочего времени, минимизацию ручной работы, снижение риска ошибок, упрощение доступа к документам и агрегации всех данных в одном инструменте.

Платформа также упрощает работу и самих независимых экспертов, предоставляя стандартизированный формат обмена информацией, прозрачные процессы согласования и подтверждения результатов.

Технологии

Единая платформа

Таким образом мы проделали большой путь от бесконечных Excel документов к единой современной платформе.